Jevnlige medarbeiderundersøkelser er et uvurderlig verktøy for å skape et bedre arbeidsmiljø og øke produktiviteten. Ved å benytte vårt spørreundersøkelsesverktøy og vår mal i kombinasjon med denne guiden, kan dere enkelt og effektivt gjennomføre en medarbeiderundersøkelse som gir dere innsikt i deres ansattes opplevelser på arbeidsplassen. Dette igjen er et godt utgangspunkt for oppfølging og tiltak for å utnytte sterke områder og forbedre svakere områder i organisasjonen.
Innhold i denne artikkelen:
Innhold i denne artikkelen:
Denne guiden tar dere gjennom vår «best practice» med forberedelser, gjennomføring og analyse/rapportering for en medarbeiderundersøkelse. Ingen organisasjoner er like, så benytt det som passer for dere.
Tips: Denne blog-artikklen inneholder kun et utdrag av guiden. Du kan laste ned det fullstendige dokumentet gratis i PDF format under «maler» når du er logget inn på din EasyQuest-konto.
Målsetting og planlegging
Det første steget i planleggingsfasen er å identifisere hva dere ønsker å oppnå med medarbeiderundersøkelsen. Dette kan være generelle ting som å måle og forbedre medarbeidertilfredshet og undersøke medarbeiderengasjement, eller mer selskapsspesifikke ting, som å få tilbakemeldinger på endringer som er gjort i selskapets lokaler og arbeidssted.
Ved å etablere klare mål fra starten av blir det langt enklere å utarbeide de mest hensiktsmessige spørsmålene for undersøkelsen, slik at dere samler inn den mest relevante og nyttige informasjonen for organisasjonen.
Ved å etablere klare mål fra starten av blir det langt enklere å utarbeide de mest hensiktsmessige spørsmålene for undersøkelsen, slik at dere samler inn den mest relevante og nyttige informasjonen for organisasjonen.
Tips: Et godt utgangspunkt for undersøkelsen kan være vår norske mal for medarbeiderundersøkelse. Den inneholder nøye utvalgte spørsmål som tar for seg forskjellige aspekter av arbeidsmiljøet og medarbeidertilfredshet. Dere kan tilpasse malen etter organisasjonens behov.
Det er nyttig å definere en tidsramme for gjennomføring av undersøkelsen. Ved å sette en klar tidsplan, sikrer dere at alle involverte parter har en felles forståelse av prosessen og dens fremdrift.
Planen bør inneholde når undersøkelsen skal distribueres, hvor lenge den skal være tilgjengelig for ansatte, når analysen av resultatene skal fullføres og når og hvordan de ansatte skal informeres om resultatene. Det bør også planlegges møter for å bestemme eventuelle tiltak og implementasjon av disse.
Planen bør inneholde når undersøkelsen skal distribueres, hvor lenge den skal være tilgjengelig for ansatte, når analysen av resultatene skal fullføres og når og hvordan de ansatte skal informeres om resultatene. Det bør også planlegges møter for å bestemme eventuelle tiltak og implementasjon av disse.
Design av medarbeiderundersøkelsen
Enten dere velger å benytte vår mal for medarbeiderundersøkelse eller lage deres egen undersøkelse fra bunnen av er det viktig at dere har målsetningen for undersøkelsen i bakhodet slik at dere inkludere spørsmål som bidrar med informasjon relevant for målene.
Når dere utformer undersøkelsen, anbefaler vi at dere ta disse punkene med i betraktning:
Når dere utformer undersøkelsen, anbefaler vi at dere ta disse punkene med i betraktning:
Lær mer om utforming av undersøkelser i blog-artikkelen 7 Tips for å lage en effektiv nettbasert spørreundersøkelse.
For å opprettholde tilliten blant de ansatte, anbefaler vi at medarbeiderundersøkelsen er anonym. Anonymitet sikrer at ansatte føler seg trygge på å gi ærlige og åpne svar, uten frykt for eventuelle negative konsekvenser.
Om deres organisasjon har flere avdelinger eller lokasjoner anbefaler vi å legge til et «alternativspørsmål» dere dere spør om den ansattes avdeling/lokasjon og lister avdelingene som svaralternativer. Ved å legge til et slikt spørsmål kan dere under rapporteringen/analysen filtrere eller gruppere på avdelinger. På den måte kan dere for eksempel få en rapport for hver avdeling.
For å opprettholde tilliten blant de ansatte, anbefaler vi at medarbeiderundersøkelsen er anonym. Anonymitet sikrer at ansatte føler seg trygge på å gi ærlige og åpne svar, uten frykt for eventuelle negative konsekvenser.
Om deres organisasjon har flere avdelinger eller lokasjoner anbefaler vi å legge til et «alternativspørsmål» dere dere spør om den ansattes avdeling/lokasjon og lister avdelingene som svaralternativer. Ved å legge til et slikt spørsmål kan dere under rapporteringen/analysen filtrere eller gruppere på avdelinger. På den måte kan dere for eksempel få en rapport for hver avdeling.
Kommunikasjon til de ansatte
Før dere gjennomfører undersøkelsen, er det viktig å kommunisere målene til de ansatte. Forklar hvorfor dere gjennomfører undersøkelsen, hva dere håper å lære, og hvordan resultatene vil bli brukt til å forbedre arbeidsmiljøet. Å være åpen og forklare prosessen kan motivere de ansatte til å delta, og bidra til at de gir mer ærlige og innsiktsfulle svar.
For å sikre ærlige svar, er det viktig å understreke at undersøkelsen er anonym og at de ansattes individuelle svar vil være konfidensielle. Dette kan bidra til å opprettholde tillit og sikre at ansatte føler seg komfortable med å dele sine meninger og opplevelser.
Gi de ansatte klar informasjon om når undersøkelsen starter, hvor lenge den vil vare, og når de kan forvente å se resultater. Dette hjelper de ansatte med å planlegge sin deltagelse og forstå når og hvordan deres tilbakemeldinger vil bli brukt.
For å sikre ærlige svar, er det viktig å understreke at undersøkelsen er anonym og at de ansattes individuelle svar vil være konfidensielle. Dette kan bidra til å opprettholde tillit og sikre at ansatte føler seg komfortable med å dele sine meninger og opplevelser.
Gi de ansatte klar informasjon om når undersøkelsen starter, hvor lenge den vil vare, og når de kan forvente å se resultater. Dette hjelper de ansatte med å planlegge sin deltagelse og forstå når og hvordan deres tilbakemeldinger vil bli brukt.
Gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen
Etter at alle forberedelsene er gjort, kan undersøkelsen distribueres til de ansatte. Vi anbefaler at dette gjøres ved å sende invitasjon på e-post gjennom EasyQuest. Ved å gjøre dette sikrer dere at hver ansatt får en unik lenke og kun kan svare en gang. Dere kan også sende påminnelse kun til de som ikke har svart.
Før dere sender invitasjon på e-post gjennom EasyQuest må dere redigere e-posttekstene for invitasjon og påminnelse. Lær mer om hva e-posten bør inneholde i blog-artikkelen 9 tips til perfekte e-postinvitasjoner for bedre svarprosent.
Svarprosenten er et viktig mål på engasjementet i undersøkelsen. Overvåk svarprosenten regelmessig for å se om det er nødvendig med ytterligere oppmuntring eller påminnelser for å få flere ansatte til å delta.
Send gjerne en påminnelse etter noen dager der dere informerer om når undersøkelsen lukkes.
Når tidsrammen for undersøkelsen er utløpt, lukker dere innsamlingen av svar.
Før dere sender invitasjon på e-post gjennom EasyQuest må dere redigere e-posttekstene for invitasjon og påminnelse. Lær mer om hva e-posten bør inneholde i blog-artikkelen 9 tips til perfekte e-postinvitasjoner for bedre svarprosent.
Svarprosenten er et viktig mål på engasjementet i undersøkelsen. Overvåk svarprosenten regelmessig for å se om det er nødvendig med ytterligere oppmuntring eller påminnelser for å få flere ansatte til å delta.
Send gjerne en påminnelse etter noen dager der dere informerer om når undersøkelsen lukkes.
Når tidsrammen for undersøkelsen er utløpt, lukker dere innsamlingen av svar.
Vil du lage din egen medarbeiderundersøkelse? Kom i gang med en gratis konto
Analyse og rapportering
Etter at medarbeiderundersøkelsen er avsluttet og dataene er innhentet, begynner fasen med rapportering og dataanalyse. Dette er en viktig del av prosessen, siden det er her vi begynner å forstå hva informasjonen samlet fra undersøkelsen faktisk betyr.
For eksempel kan det være relevant å utføre en sammenlignende analyse basert på ulike demografiske variabler som avdeling, stillingsnivå eller ansiennitet (dette forutsetter at dere har stilt spørsmål om dette i undersøkelsen). Slike sammenligninger kan avdekke forskjeller i oppfatninger og tilfredshet mellom forskjellige grupper av ansatte, og dermed hjelpe deg med å identifisere styrker eller spesifikke områder for forbedring.
I tillegg er det viktig å være oppmerksom på markante mønstre i dataene, som for eksempel jevnt over gode eller dårlige resultater på visse spørsmål. Konsekvente svarmønstre som dette kan tyde på organisasjonens sterke sider eller områder som trenger forbedring. Ved å identifisere disse mønstrene, får dere et mer nøyaktig bilde av organisasjonens tilstand, og kan deretter jobbe strategisk for å styrke sterke områder og forbedre svakere områder.
EasyQuest tilbyr flere typer rapporter som kan benyttes for analyse og presentasjon.
Når analysen er fullført, er neste trinn å formidle resultatene til relevante interessenter, noe som ofte inkluderer både ledelsen og de ansatte. En god rapport presenterer funnene på en klar og lettfattelig måte, og legger vekt på hovedfunn og viktige innsikter.
For eksempel kan det være relevant å utføre en sammenlignende analyse basert på ulike demografiske variabler som avdeling, stillingsnivå eller ansiennitet (dette forutsetter at dere har stilt spørsmål om dette i undersøkelsen). Slike sammenligninger kan avdekke forskjeller i oppfatninger og tilfredshet mellom forskjellige grupper av ansatte, og dermed hjelpe deg med å identifisere styrker eller spesifikke områder for forbedring.
I tillegg er det viktig å være oppmerksom på markante mønstre i dataene, som for eksempel jevnt over gode eller dårlige resultater på visse spørsmål. Konsekvente svarmønstre som dette kan tyde på organisasjonens sterke sider eller områder som trenger forbedring. Ved å identifisere disse mønstrene, får dere et mer nøyaktig bilde av organisasjonens tilstand, og kan deretter jobbe strategisk for å styrke sterke områder og forbedre svakere områder.
EasyQuest tilbyr flere typer rapporter som kan benyttes for analyse og presentasjon.
Når analysen er fullført, er neste trinn å formidle resultatene til relevante interessenter, noe som ofte inkluderer både ledelsen og de ansatte. En god rapport presenterer funnene på en klar og lettfattelig måte, og legger vekt på hovedfunn og viktige innsikter.
Eksempel på diagram fra resultatrapporten.
Eksempel på diagram fra krysstabuleringsrapporten.
Oppfølging og implementering av tiltak
Å utføre en medarbeiderundersøkelse er bare første trinn i prosessen. Det er like viktig å lage en plan for oppfølging og implementering av tiltak basert på undersøkelsens resultater.
For å strukturere og følge opp kan det etableres en handlingsplan. Denne planen bør inneholde spesifikke tiltak som adresserer hvert av de identifiserte forbedringsområdene. For eksempel, hvis undersøkelsen avdekket at de ansatte føler seg overarbeidet, kan det for eksempel lages tiltak for bedre arbeidsfordeling.
Handlingsplanen bør i tillegg til selve tiltaket også inneholde en person ansvarlig for oppfølging og en tidslinjer for implementering av tiltaket. Det bør være mekanismer på plass for å overvåke fremdriften og evaluere effektiviteten av tiltakene over tid. Dette kan inkludere oppfølgingsundersøkelser, samtaler med de ansatte, eller andre former for evaluering.
Det er viktig å inkludere både ledelsen og de ansatte i prosessen med å utvikle og iverksette disse tiltakene. Dette kan bidra til å sikre at løsningene som blir implementert er realistiske og effektive, og at de adresserer de faktiske problemene organisasjonen opplever.
En handlingsplan behøver ikke bare inneholde tiltak for å forbedre problemområder. Den kan også inkludere hvordan organisasjonen kan utnyttet sterke sider til sin fordel.
Til slutt, husk at det å lytte til de ansattes tilbakemeldinger og handle basert på dette er en kontinuerlig prosess. Organisasjoner endrer seg over tid, og det er viktig justere tiltakene etter hvert som nye problemer eller
muligheter oppstår. Et nyttig verktøy i denne prosessen kan være å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen minst en gang i året.
For å strukturere og følge opp kan det etableres en handlingsplan. Denne planen bør inneholde spesifikke tiltak som adresserer hvert av de identifiserte forbedringsområdene. For eksempel, hvis undersøkelsen avdekket at de ansatte føler seg overarbeidet, kan det for eksempel lages tiltak for bedre arbeidsfordeling.
Handlingsplanen bør i tillegg til selve tiltaket også inneholde en person ansvarlig for oppfølging og en tidslinjer for implementering av tiltaket. Det bør være mekanismer på plass for å overvåke fremdriften og evaluere effektiviteten av tiltakene over tid. Dette kan inkludere oppfølgingsundersøkelser, samtaler med de ansatte, eller andre former for evaluering.
Det er viktig å inkludere både ledelsen og de ansatte i prosessen med å utvikle og iverksette disse tiltakene. Dette kan bidra til å sikre at løsningene som blir implementert er realistiske og effektive, og at de adresserer de faktiske problemene organisasjonen opplever.
En handlingsplan behøver ikke bare inneholde tiltak for å forbedre problemområder. Den kan også inkludere hvordan organisasjonen kan utnyttet sterke sider til sin fordel.
Til slutt, husk at det å lytte til de ansattes tilbakemeldinger og handle basert på dette er en kontinuerlig prosess. Organisasjoner endrer seg over tid, og det er viktig justere tiltakene etter hvert som nye problemer eller
muligheter oppstår. Et nyttig verktøy i denne prosessen kan være å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen minst en gang i året.
Oppsummering
Jevnlige medarbeiderundersøkelser, gjerne gjennomført med vår tjeneste og mal, tilbyr en strømlinjeformet metode for å forbedre arbeidsmiljøet og produktiviteten. Disse undersøkelsene gir verdifull innsikt som muliggjør målrettet oppfølging og tiltak for å styrke organisasjonens sterke sider og adressere forbedringsområder.
Denne blog-artikkelen er et utdrag av vår guide for medarbeiderundersøkelser som kan lastes ned gratis som PDF under «maler» når du er logget inn i EasyQuest. PDF versjonen inneholder i tillegg til punktene over tre deler (appendix) med konkrete tips til hvordan dere benytter EasyQuest for gjennomføring. Videre finner dere en sjekkliste med de viktigste punktene i EasyQuest’s prosess for å gjennomføre undersøkelsen. Dokumentet inneholder også eksempel på en mal for handlingsplan.
Denne blog-artikkelen er et utdrag av vår guide for medarbeiderundersøkelser som kan lastes ned gratis som PDF under «maler» når du er logget inn i EasyQuest. PDF versjonen inneholder i tillegg til punktene over tre deler (appendix) med konkrete tips til hvordan dere benytter EasyQuest for gjennomføring. Videre finner dere en sjekkliste med de viktigste punktene i EasyQuest’s prosess for å gjennomføre undersøkelsen. Dokumentet inneholder også eksempel på en mal for handlingsplan.
Vil du lage din egen medarbeiderundersøkelse? Kom i gang med en gratis konto
