Etter å ha lagt ned mye tid og arbeid i å lage en god spørreundersøkelse som skal samle inn verdifull informasjon for din organisasjon er det viktig med en siste innsats for å lage en god invitasjon til deltakelse.
En e-postinvitasjon til å delta i undersøkelsen kan virke som en liten detalj, men den er i realiteten et avgjørende element for om de inviterte kommer til å svare på undersøkelsen eller slette e-posten uten å engang åpne den. En dårlig e-post vil til og med øke sjansen for at invitasjonen havner i spam-folderen til mottakeren.
I denne artikkelen deler vi ni tips for å utforme en e-postinvitasjon som kan være forskjellen mellom en høy eller lav svarprosent. Avslutningsvis finner du i tillegg en liste med punkter du bør unngå når du lager invitasjonen.
Innhold i denne artikkelen:
En e-postinvitasjon til å delta i undersøkelsen kan virke som en liten detalj, men den er i realiteten et avgjørende element for om de inviterte kommer til å svare på undersøkelsen eller slette e-posten uten å engang åpne den. En dårlig e-post vil til og med øke sjansen for at invitasjonen havner i spam-folderen til mottakeren.
I denne artikkelen deler vi ni tips for å utforme en e-postinvitasjon som kan være forskjellen mellom en høy eller lav svarprosent. Avslutningsvis finner du i tillegg en liste med punkter du bør unngå når du lager invitasjonen.
Innhold i denne artikkelen:
Forstå målgruppen din
Før du begynner med e-postinvitasjonen er det fornuftig å tenke gjennom hvem målgruppen for undersøkelsen er. Tilpass gjerne språk og tone etter målgruppen. En invitasjon til en kundeundersøkelse for et regnskapsfirma kan kreve et annet språk og innhold enn en invitasjon til evaluering av sommerfesten i organisasjonen din. Om en personlig tilnærming er mulig kan det øke sjansen for engasjement.
Send kun invitasjon til kontakter du har en relasjon til (for eksempel medarbeidere) eller som har gitt tillatelse til kommunikasjon på e-post.
Send kun invitasjon til kontakter du har en relasjon til (for eksempel medarbeidere) eller som har gitt tillatelse til kommunikasjon på e-post.
Bruk et avsendernavn mottakeren umiddelbart gjenkjenner
Avsendernavnet er det første som vises i respondentens innboks. Bruk et avsendernavn som respondenten umiddelbart kjenner igjen, ellers kan du risikere at invitasjon din blir tolket som spam. Vi anbefaler å bruke navnet på organisasjonen din eller eventuelt ditt eget navn om mottakeren kjenner dette.
Avsendernavnet skal selvsagt være reelt og ikke villedende eller falskt.
Avsendernavnet skal selvsagt være reelt og ikke villedende eller falskt.
Lag en tydelig, informativ og engasjerende emnetekst for e-posten
En vellykket emnetekst gir en klar indikasjon på e-postens innhold, samtidig som den fanger mottakerens interesse. Inkludere gjerne hvilken undersøkelse du inviterer til. De beste emnetekstene er som regel korte og beskrivende. Om mulig bør du holde deg under syv ord og 50 tegn for å sikre at den ikke blir kuttet av i mottakerens innboks. På mobiltelefoner kan det vises så lite som 30 tegn i innboksen.
Unngå overdreven bruk av store bokstaver og begrens tegnsettingstegn (for eksempel utropstegn, punktum og andre spesialtegn).
Unngå overdreven bruk av store bokstaver og begrens tegnsettingstegn (for eksempel utropstegn, punktum og andre spesialtegn).
Hva handler spørreundersøkelsen om?
Det må komme klart frem i meldingsteksten hvilken undersøkelse du ønsker at respondenten skal delta på. Respondenter svarer oftere på undersøkelser hvis de forstår hensikten. Fortell gjerne mottakerne hvordan resultatene skal brukes, som for eksempel for å tilby bedre tjenester i fremtiden eller forbedre produktkvaliteten.
Du kan med fordel fortelle om undersøkelsen er anonym. Ved noen typer undersøkelser kan det også være relevant å inkludere noe om sletting av data og personvern.
Prøv å være så kort og konsis som mulig slik at mottaker ikke blir overveldet av den lange meldingsteksten og mister interessen.
Du kan med fordel fortelle om undersøkelsen er anonym. Ved noen typer undersøkelser kan det også være relevant å inkludere noe om sletting av data og personvern.
Prøv å være så kort og konsis som mulig slik at mottaker ikke blir overveldet av den lange meldingsteksten og mister interessen.
Vil du lage din egen spørreundersøkelse? Kom i gang med en gratis konto
Hvor lang tid tar det å svare?
Informer kontakter om hvor lang tid det tar å fullføre undersøkelsen, slik at de kan sette av nok tid til å ta den. Vær presis; «undersøkelsen tar kun 5 minutter av din tid» eller eventuelt «undersøkelsen har kun 9 spørsmål».
Angi når undersøkelsen avsluttes
Du kan skape en følelse av «hastverk» ved å sette en frist for å svare. Benytt en eksakt dato. Om du har tenkt å sende en påminnelse til de som ikke har svart, så husk å planlegge tid for dette før dato for lukking av undersøkelsen.
Lenken til undersøkelsen (CTA)
Lag en klar og tydelig tekst på lenken til undersøkelsen (call-to-action). Lenken bør ikke være gjemt bort nederst i meldingsteksten, plasser den heller tidlig i teksten. Eksempler på lenketekster kan være «Klikk her for å melde deg på kurset» eller «Klikk her for å gi din tilbakemelding».
Vis takknemlighet
En kort setning som viser at du setter pris på at respondenten setter av tid og svarer kan være relevant for noen typer undersøkelser.
Legg til en signaturblokk på slutten av e-posten
Invitasjonen til å delta i en spørreundersøkelse kan med fordel personliggjøres ved å inkludere en signaturblokk i e-posten. Oppgi tydelig kontaktinformasjon til en person for eventuelle spørsmål eller oppfølging. Det er for øvrig vanlig høflighet med en «Vennlig hilsen …» på slutten av en e-post.
Hva du bør unngå
Noen «feil» gjøres bevisst eller ubevisst i e-postinvitasjoner til spørreundersøkelser. Disse feilene kan føre til at kontakten ikke tar seg bryet med å svare på undersøkelsen, tolker innholdet som spam, eller at e-posten ikke en gang kommer frem til innboksen.
Her er noen av de vanligste feilene du bør unngå:
Her er noen av de vanligste feilene du bør unngå:
Oppsummering
Å få mottakere til å svare på din spørreundersøkelse starter med en gjennomtenkt invitasjon. Denne artikkelen har presentert ni tips for å forbedre svarprosenten gjennom bedre e-post invitasjoner. Det er avgjørende å bruke et reelt og gjenkjennelige avsendernavn og å skape engasjerende og presise emnefelt. Teksten i meldingen bør klargjøre hvilken undersøkelse det gjelder, tidsforbruket for å svare, og gjerne viktigheten av respondentens bidrag. Ved å inkludere en klar tekst på lenken (call-to-action), vise takknemlighet og legge til en personlig signatur, kan du øke sannsynligheten for god respons.
